La gestion de stocks, une activité aux enjeux multiples

Les entreprises qui possèdent des stocks de matières premières ou de produits finis ont l’obligation d’effectuer au moins un inventaire annuel. Mais au-delà de cette contrainte légale, la gestion de ces actifs au quotidien constitue un enjeu majeur et multiple. Des outils numériques dédiés aident au suivi et au maintien des stocks à l’équilibre.

Les enjeux d’une gestion de stocks rigoureuse et continue

Toute entreprise doit suivre en temps réel ses entrées et sorties de produits. En premier lieu, en vertu du Code du commerce dans son article L. 123-12, un inventaire annuel des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise est indispensable.

Autre point essentiel, les marchandises doivent être disponibles dans des quantités suffisantes afin de pouvoir répondre à la demande. L’enjeu est d’anticiper les commandes afin de pouvoir servir tous les clients dans les meilleurs délais à l’endroit qu’ils souhaitent. L’entreprise doit donc être en mesure de prévoir les volumes dont elle va avoir besoin pour une période donnée et organiser ses réapprovisionnements en conséquence.

Mais si une rupture est pénalisante d’un point de vue commercial, un excédent est tout aussi dommageable, cette fois sur le plan financier.

• En effet, l’entreprise doit rentabiliser ses investissements pour la production grâce aux ventes.
• Aussi, des articles qui restent en rayon ou des matières premières inutilisées sont synonymes d’argent immobilisé, sans compter le risque de dévalorisation.
• Dans le cas de produits périssables, s’ils ne sont pas écoulés avant leur date de péremption, ils sont considérés comme perdus, et les dépenses engagées également.

Trouver le point d’équilibre est donc indispensable pour réduire les coûts d’achat et de stockage, pour ne citer que les charges liées à l’entrepôt (location, salaire du personnel). Une gestion de stocks efficace permet de réaliser des économies et évite les problèmes de trésorerie. En outre, elle influe sur la comptabilité : plus la valeur du stock est élevée, plus les liquidités diminuent, augmentant le besoin en fonds de roulement.

Le rôle clé d’une solution de gestion de stock

Dès lors que les références à gérer sont nombreuses, un tableur n’est plus adapté, pour plusieurs raisons :

• le risque d’erreurs de saisies augmente ;
• le suivi en temps réel des mouvements de marchandises est complexe ;
• les possibilités d’analyse d’informations pour la prise de décisions éclairées sont moindres.

Un logiciel de gestion de stocks apporte une solution à ces différentes problématiques en tenant compte des exigences et contraintes de l’entreprise, notamment de la méthode adoptée par l’organisation pour le suivi des flux. En effet, il en existe plusieurs :

• Le système calendaire, qui implique un réapprovisionnement à une date précise d’une quantité invariable de marchandises.
• La technique à point de commande : le réapprovisionnement est réalisé à date variable en fonction de l’atteinte d’un certain niveau de stock minimum.
• Le recomplètement périodique : un seuil est défini sur la base du volume de ventes estimé, le réapprovisionnement s’effectue à date fixe pour revenir à ce niveau.
• Le réapprovisionnement à la commande : les demandes reçues déterminent la date et la quantité nécessaire à réapprovisionner.
• Le réapprovisionnement à la demande : grâce à un suivi optimisé des mouvements de stock, souplesse et économie sont au rendez-vous. Mais c’est la méthode la plus exigeante en matière de gestion des stocks.

La palette de fonctionnalités d’une solution CRM incluant l’activité logistique est large :

• paramétrage du seuil critique pour chaque référence et déclenchement automatique du réapprovisionnement à l’atteinte de ce niveau d’alerte afin d’éviter la rupture ou le sur-stockage ;
• gestion automatisée des étiquettes et codes-barres en utilisant un lecteur associé au logiciel afin d’accélérer la saisie des données à l’entrée et à la sortie d’entrepôt tout en minimisant les erreurs ;
• organisation optimale des stocks sur plusieurs sites.

Un bon outil se doit évidemment d’être flexible et évolutif, et avant tout compatible avec les autres programmes déjà en place au sein du système d’information de l’entreprise.