Frais Kilométriques Entreprise 2023 : le guide complet !

La gestion des frais kilométriques en entreprise peut être compliquée à comprendre et à gérer. Barème, modalités, optimisation, beaucoup de questions se posent ! Dans cet article, nous répondons à tous vos questionnements.

• Qu’est-ce que les frais kilométriques ?
• Quel est le barème des indemnités kilométriques ?
• Remboursement des frais kilométriques par l’entreprise : les modalités
• Frais kilométriques entreprise : le remboursement des frais de déplacement voiture
• Frais kilométriques entreprise : comment les optimiser ?

Qu’est-ce que les frais kilométriques ?

Définition des frais kilométriques

Les frais kilométriques correspondent au montant remboursé par l’entreprise à ses employés, qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Plutôt que de fournir une allocation fixe pour les frais de déplacement, l’entreprise calcule le remboursement en fonction du nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles, conformément au barème fiscal en vigueur. Cela permet de garantir un remboursement équitable, prenant en compte la distance réellement parcourue pour les besoins de l’entreprise.

Comment calculer les frais kilométriques pour une entreprise ?

Le calcul des frais kilométriques se base généralement sur le barème fiscal officiel établi par les autorités fiscales du pays concerné. Ce barème fixe le montant remboursable par kilomètre parcouru. Pour calculer les frais kilométriques, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

• Enregistrement des kilomètres parcourus : Tenez un registre précis de tous les déplacements effectués à des fins professionnelles, en indiquant le nombre de kilomètres parcourus pour chaque trajet.
• Consultation du barème fiscal : Renseignez-vous sur le barème fiscal en vigueur pour l’année fiscale en cours. Ce barème établit le taux de remboursement par kilomètre.
• Calcul du remboursement : Multipliez le nombre total de kilomètres parcourus à des fins professionnelles par le taux de remboursement par kilomètre défini dans le barème fiscal. Le résultat de cette opération vous donnera le montant total des frais kilométriques à rembourser.

Qui peut bénéficier des frais kilométriques ?

Les frais kilométriques ne sont pas exclusifs aux seuls employés itinérants. En général, tout employé amené à effectuer des déplacements professionnels avec leur véhicule personnel peut prétendre au remboursement des frais kilométriques. Cela peut inclure des commerciaux, des représentants, des techniciens de terrain et d’autres professionnels dont les fonctions impliquent des déplacements réguliers pour le compte de l’entreprise.

Il est important de noter que les règles et conditions pour bénéficier des frais kilométriques peuvent varier d’un pays à l’autre et selon les politiques internes de l’entreprise. Il est donc conseillé de se référer aux directives spécifiques établies par votre entreprise et les autorités fiscales locales pour vous assurer de respecter toutes les exigences requises pour bénéficier de ces remboursements.

Quel est le barème des indemnités kilométriques ?

Le barème des indemnités kilométriques est un dispositif réglementé permettant d’établir une échelle de remboursement des frais de déplacement en fonction de la distance parcourue. Il est établi par l’administration fiscale et est utilisé pour les déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel ou mis à disposition par l’entreprise.

Il est important de noter que le barème des indemnités kilométriques peut être révisé chaque année, donc il est primordial de vous tenir informé des éventuelles mises à jour pour garantir la conformité de vos remboursements.

En France, le barème des indemnités kilométriques est généralement applicable aux voitures et aux deux-roues motorisés. Pour les autres types de véhicules, tels que les utilitaires ou les poids lourds, d’autres règles spécifiques peuvent s’appliquer.

Le barème est établi en fonction du nombre de kilomètres parcourus lors de vos déplacements professionnels. Plus précisément, il prend en compte deux composantes principales :

• La puissance fiscale du véhicule : Le barème distingue différentes tranches de puissance fiscale, allant de 3 à 16 chevaux fiscaux. Plus la puissance fiscale du véhicule est élevée, plus le coût kilométrique est important.
• Le nombre de kilomètres parcourus : Le barème prévoit des paliers de kilométrage, où le coût par kilomètre diminue à mesure que le nombre de kilomètres augmente. Cela encourage ainsi l’économie de carburant et l’utilisation responsable du véhicule.

Il est essentiel de respecter le barème officiel pour les indemnités kilométriques afin d’éviter tout risque de redressement fiscal. En cas de contrôle, l’administration fiscale peut vérifier si les remboursements effectués par l’entreprise sont conformes au barème en vigueur.

Remboursement des frais kilométriques par l’entreprise : les modalités

Définition des déplacements professionnels

Il est essentiel que l’entreprise définisse clairement ce qu’elle considère comme des déplacements professionnels éligibles au remboursement des frais kilométriques. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont généralement pas pris en compte, mais les déplacements pour rencontrer des clients, fournisseurs, ou effectuer des missions professionnelles sont habituellement remboursés.

Justificatifs et enregistrement des déplacements

Afin de faciliter le processus de remboursement, il est important de conserver tous les justificatifs liés aux déplacements professionnels. Cela inclut les factures de carburant, les tickets de péage, les reçus de stationnement, ainsi que le relevé précis des kilomètres parcourus pour chaque trajet professionnel. La tenue d’un carnet de bord ou l’utilisation d’applications mobiles dédiées peut grandement faciliter l’enregistrement de ces informations.

Remboursement complémentaire

Il peut arriver que le montant obtenu en appliquant le barème fiscal ne couvre pas intégralement les frais réels. Dans ce cas, certaines entreprises proposent un remboursement complémentaire, permettant de compenser partiellement ou totalement l’écart entre les frais réels et ceux remboursés selon le barème fiscal. Les modalités de ce remboursement complémentaire peuvent varier selon la politique de chaque entreprise.

Méthodes de remboursement

Le remboursement des frais kilométriques peut être effectué de différentes manières. Certaines entreprises préfèrent effectuer un remboursement mensuel ou trimestriel, tandis que d’autres peuvent opter pour un remboursement ponctuel après la soumission des justificatifs. Certaines entreprises utilisent également des cartes carburant ou des systèmes de paiement spécifiques pour faciliter le processus de remboursement.

Frais kilométriques entreprise : le remboursement des frais de déplacement voiture

• Remboursement des frais réels :

Cette méthode implique de garder une trace détaillée de tous les coûts liés à l’utilisation de la voiture à des fins professionnelles. Cela inclut les frais de carburant, les péages, les frais d’entretien, les primes d’assurance auto spécifiques aux déplacements professionnels, etc. Il est nécessaire de conserver toutes les pièces justificatives pour ces dépenses afin de pouvoir les présenter en cas de vérification fiscale.

L’avantage de cette approche est que le remboursement est effectué en fonction des coûts réels engagés, ce qui peut être avantageux pour les longues distances ou pour des dépenses importantes liées au véhicule professionnel.

• Remboursement au forfait

Dans cette approche, l’entreprise fixe un montant forfaitaire pour chaque kilomètre parcouru à des fins professionnelles. Ce taux est généralement basé sur les barèmes fiscaux en vigueur pour les frais kilométriques. Le principal avantage de cette méthode est sa simplicité. Nul besoin de conserver toutes les preuves des dépenses, mais il est important de tenir un registre précis des déplacements professionnels.

Frais kilométriques entreprise : comment les optimiser

Chez les professionnels itinérants, la gestion des frais kilométriques est un enjeu important. Pour optimiser cette gestion, adopter un système organisé et rigoureux est essentiel. Cela passe par la mise en place d‘une politique de dépenses claire et cohérente au sein de l’entreprise.
Nous vous conseillons de définir une politique de dépenses qui régule les frais professionnels des collaborateurs. Ce document devrait aborder les points suivants :

• Types de dépenses éligibles au remboursement
• Procédures à suivre pour obtenir le remboursement des dépenses, incluant les règles de forme, l’importance des justificatifs et les délais à respecter
• Les règles légales applicables en matière de frais kilométriques.
• Les conséquences en cas de non-respect des exigences (retard dans le traitement, non-remboursement, etc.).

Pour faciliter la compréhension de cette politique par les salariés, privilégiez une rédaction claire et succincte. Évitez les règles trop complexes, superflues et inutilement contraignantes. La simplicité est de mise. Vous pouvez organiser le document par sections, par exemple, une section dédiée aux frais kilométriques et une autre aux frais de restauration. En optant pour une politique de dépenses bien définie, vous gagnerez du temps lors du processus de remboursement et réduirez les risques de redressements lors d’un contrôle.

Une autre approche pour optimiser la gestion des frais kilométriques est d’opter pour un remboursement forfaitaire. En effet, il est possible de rembourser les dépenses professionnelles de manière forfaitaire, sous forme d’allocations forfaitaires ou de primes. Ce choix revient généralement à l’entreprise, mais nous vous recommandons de consulter vos salariés avant de prendre une décision. Par ailleurs, il est important de noter que la loi fixe des limites concernant les frais éligibles au remboursement forfaitaire, parmi lesquels figurent les frais kilométriques, les frais de repas et les frais de grand déplacement. Avec le remboursement forfaitaire, il n’est généralement pas nécessaire de justifier les dépenses remboursées, sauf si leur valeur dépasse la limite fixée par l’administration. Dans ce cas, il suffit de démontrer que les allocations correspondent aux situations réelles.