Comment éviter le casse-tête des plannings d’été ?

Heureusement pour votre activité, les opérations de terrain ne s’arrêtent pas pendant les deux mois d’été ! Mais comment « assurer » quand les vacances de vos salariés compliquent l’établissement des plannings ?

Dans de nombreux secteurs d’activité, l’été n’est pas du tout une basse saison pour les équipes de terrain, bien au contraire ! En B2B, certaines interventions, typiquement les opérations de maintenance des installations de chauffage des écoles et autres collectivités, se font de manière privilégiée pendant cette période. Les entreprises travaillant en B2C ne sont pas en reste, car de nombreux particuliers profitent de leurs vacances pour lancer des travaux, se faire livrer des matériaux ou des meubles, ou, transition énergétique oblige, faire installer un nouveau système de chauffage avant l’hiver. Toute la difficulté pour les entreprises qui ne pratiquent pas la fermeture annuelle pure et simple est de disposer du personnel nécessaire pour réaliser ces missions, alors que leurs intervenants terrain – techniciens de maintenance, installateurs, livreurs, diagnostiqueurs, experts, releveurs, etc. – sont moins nombreux, pour cause de vacances bien méritées.

Le maître mot : anticiper !

Les dates de congés des salariés sont aisément planifiables bien avant le début de la saison estivale. Les périodes de prises de congés sont d’ailleurs souvent fixées par la convention collective ou l’accord applicable à l’entreprise, sachant que, sauf dérogation, la loi donne le droit aux salariés de prendre 12 jours ouvrés de congés continus durant la période légale allant du 1^er mai au 31 octobre. N’oubliez pas qu’en tant qu’employeur,

>> vous devez porter à la connaissance de vos salariés la période de prise des congés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci ;

>> vous ne pouvez pas modifier les dates de départ en congés de vos salariés moins d’un mois avant les dates initialement prévues.

Si votre entreprise fonctionne tout l’été, demander à vos salariés de poser leurs congés le plus tôt possible reste le meilleur moyen de :

• donner satisfaction au plus grand nombre de collaborateurs quant aux dates de vacances souhaitées, tout en tenant compte des opérations et interventions déjà planifiées pour chacun sur l’été ;
• vous assurer que tous les domaines de compétences sont couverts chaque semaine durant cette période, de façon à pouvoir non seulement effectuer les tournées habituelles ou les opérations déjà planifiées, mais aussi satisfaire de nouveaux clients dans les meilleurs délais, répondre aux demandes imprévues de clients existants, et bien sûr, faire face aux urgences.

Faire cette planification très en amont vous donne également la possibilité d’anticiper l’éventuel recrutement d’intérimaires ou de CDI pour compléter temporairement vos équipes. L’anticipation est indispensable compte tenu des tensions actuelles dans certains corps de métier. Bien sûr, les agences d’intérim réussiront toujours à vous trouver un chauffeur-livreur au pied levé. Ce sera plus compliqué si vous en cherchez une dizaine pour la première quinzaine du mois d’août et plus encore si vous avez besoin d’un technicien de maintenance connaissant telle marque ou tel type d’appareil. Plus tôt vous faites connaître vos besoins aux agences de recrutement, plus vous avez de chances qu’elles vous présentent des personnes ayant le bon profil et possédant les compétences et l’expérience requises.

Enfin, si vous faites appel habituellement à des sous-traitants pour certaines tournées/interventions, la planification précoce des congés de vos salariés vous permettra de donner de la visibilité à vos partenaires, qui pourront à leur tour s’organiser en conséquence.

Jouez la carte de la flexibilité…

La réduction temporaire de vos effectifs ou le recours accru à des renforts externes pendant l’été ne doit pas vous empêcher de répondre à la demande aussi efficacement que possible. Cela demande notamment une certaine flexibilité dans la définition des secteurs d’intervention ou des zones habituelles de livraison. Si le livreur de la zone A est en vacances pendant 3 semaines, la bonne marche de votre entreprise exige que les livreurs chargés des zones B et C mitoyennes de la zone A puissent le remplacer, dans de bonnes conditions s’entend…

>> Avec notre solution de sectorisation Territory Manager, rien ne vous empêche de modifier les secteurs d’intervention existants pour une période spécifique. La répartition des points de livraison de la zone A entre les livreurs des zones B et C peut se faire selon les critères de votre choix : la charge de travail connue, le point de départ des livreurs, la distance maximale qu’ils peuvent parcourir en une tournée, les contraintes géographiques, les exigences propres à certains points de desserte (livraison seulement le matin, par exemple), etc.

>> En réalisant cette re-sectorisation temporaire bien avant le début de la période de congés, vous ne prenez pas vos collaborateurs au dépourvu : vous les associez à la définition de leur zone de livraison ou d’intervention et vous en affinez le périmètre avec eux en réaffectant manuellement les points de desserte/clients problématiques (parce que trop excentrés, par exemple). Cela vous assure non seulement que la totalité du territoire à desservir sera effectivement couvert pendant tout l’été, mais aussi qu’il n’y aura pas de contestation de dernière minute de la part de vos intervenants.

Cette recommandation vaut aussi pour vos sous-traitants et partenaires. En leur communiquant plusieurs semaines à l’avance la carte du territoire dont ils seront responsables cet été, ainsi que les informations sur les clients qu’ils devront prendre en charge, vous leur permettez de s’organiser au mieux, dans une logique gagnant-gagnant.

Simplifiez le quotidien de vos intervenants

Pour protéger la rentabilité de votre entreprise et apporter satisfaction à vos clients, l’été est la période où vous devez plus que jamais optimiser la répartition des interventions entre les collaborateurs présents ainsi que leurs tournées, qu’elles soient régulières ou variables. Avec un effectif plus faible, il est encore plus crucial qu’en temps normal qu’ils parcourent moins de kilomètres et passent le plus de temps possible en intervention. C’est ce que vous permettent de faire très facilement les logiciels Nomadia. Avec TourSolver par exemple, vous calculez automatiquement une tournée optimale à partir d’un simple fichier d’adresses.

>> Le logiciel tient compte des limitations de vitesse et détermine l’ordre de desserte des adresses de façon à minimiser le nombre de kilomètres et à maximiser le nombre de points desservis au cours de la journée.

>> En spécifiant la durée théorique de chaque type d’intervention, vous générez pour chaque collaborateur des plannings et des feuilles de route qu’ils seront en mesure de respecter parce les réalités du terrain et les contraintes de leur métier sont prises en compte par l’algorithme.

>> Avantage supplémentaire, vous pouvez ouvrir temporairement l’accès à nos logiciels d’optimisation à vos sous-traitants et partenaires pour partager l’information et leur permettre de calculer, eux aussi, des tournées optimisées basées sur vos propres critères.

Enfin, pour que chaque tournée et chaque intervention se déroule dans les meilleures conditions pour vos collaborateurs comme pour vos clients, vos intervenants terrain doivent non seulement avoir des plans de tournées réalistes, mais aussi disposer de toutes les informations nécessaires à une bonne exécution de leur mission – notamment s’ils interviennent en dehors de leur périmètre habituel ou chez des clients qu’ils ne connaissent pas. Une application métier mobile leur évitera stress inutile et perte de temps. Comment ? En les guidant sur la route sans qu’ils aient à saisir chaque adresse sur un GPS autonome, en leur indiquant clairement l’objet de chaque intervention, en leur donnant accès aux caractéristiques des équipements/installations et à l’historique du client. Avec nos applications métiers mobiles, tout cela se fait à partir d’une seule et unique interface d’où vos collaborateurs et sous-traitants peuvent également déclarer leurs heures de début et de fin d’intervention, et éditer leurs rapports d’intervention. C’est tout de même beaucoup plus simple et rapide que de jongler entre plusieurs applications ! C’est aussi un bon moyen pour faire sur le terrain le maximum de tâches administratives et pouvoir profiter tranquillement des belles soirées d’été…

En écrivant cela, nous somme bien conscients que l’été est déjà bien entamé et qu’il est un peu tard pour vous recommander d’anticiper… Mais comme la question des plannings d’été se pose chaque année, pourquoi ne pas éliminer définitivement ce casse-tête en découvrant comment nos solutions peuvent aider vos équipes de planification et vos collaborateurs mobiles à être plus efficaces – été comme hiver ?