Spese chilometriche aziendali 2023: la guida completa!

La gestione delle spese chilometriche in azienda può essere complicata da comprendere e gestire. Barème, modalità, ottimizzazione, molte domande sorgono! In questo articolo, risponderemo a tutti i tuoi interrogativi.

• Cosa sono le spese chilometriche?
• Qual è la tabella delle indennità chilometriche?
• Rimborso delle spese chilometriche da parte dell’azienda: le modalità
• Spese chilometriche aziendali: il rimborso dei costi di viaggio in auto
• Spese chilometriche aziendali: come ottimizzarle?

Cosa sono le spese chilometriche?

Definizione delle spese chilometriche

Le spese chilometriche corrispondono all’importo rimborsato dall’azienda ai propri dipendenti che utilizzano il loro veicolo personale per gli spostamenti professionali. Piuttosto che fornire un’indennità fissa per le spese di viaggio, l’azienda calcola il rimborso in base al numero di chilometri percorsi per scopi professionali, conformemente alla tabella fiscale in vigore. Questo assicura un rimborso equo, tenendo conto della distanza effettivamente percorsa per le esigenze aziendali.

Come calcolare le spese chilometriche per un’azienda?

Il calcolo delle spese chilometriche si basa generalmente sulla tabella fiscale ufficiale stabilita dalle autorità fiscali del paese in questione. Questa tabella fissa l’importo rimborsabile per chilometro percorso. Per calcolare le spese chilometriche, è possibile seguire i seguenti passaggi:

• Registrazione dei chilometri percorsi: Mantenere un registro preciso di tutti gli spostamenti effettuati per scopi professionali, indicando il numero di chilometri percorsi per ciascun tragitto.
• Consultare la tabella fiscale: Informarsi sulla tabella fiscale in vigore per l’anno fiscale corrente. Questa tabella stabilisce il tasso di rimborso per chilometro.
• Calcolare il rimborso: Moltiplicare il numero totale di chilometri percorsi per scopi professionali per il tasso di rimborso per chilometro definito nella tabella fiscale. Il risultato di questa operazione fornirà l’importo totale delle spese chilometriche da rimborsare.

Chi può beneficiare delle spese chilometriche?

Le spese chilometriche non sono riservate esclusivamente ai dipendenti itineranti. In generale, qualsiasi dipendente chiamato a effettuare spostamenti professionali con il proprio veicolo personale può richiedere il rimborso delle spese chilometriche. Ciò può includere venditori, rappresentanti, tecnici sul campo e altri professionisti le cui mansioni implicano spostamenti regolari per conto dell’azienda.

È importante notare che le regole e le condizioni per beneficiare delle spese chilometriche possono variare da un paese all’altro e in base alle politiche interne dell’azienda. È quindi consigliabile fare riferimento alle specifiche linee guida stabilite dalla propria azienda e dalle autorità fiscali locali per assicurarsi di rispettare tutti i requisiti necessari per ottenere questi rimborsi.

Qual è la tabella delle indennità chilometriche?

La tabella delle indennità chilometriche è un dispositivo regolamentato che stabilisce una scala di rimborso delle spese di viaggio in base alla distanza percorsa. È stabilita dall’Amministrazione fiscale ed è utilizzata per gli spostamenti professionali effettuati con un veicolo personale o fornito dall’azienda.

È importante notare che la tabella delle indennità chilometriche può essere rivista ogni anno, quindi è fondamentale essere aggiornati sulle eventuali modifiche per garantire la conformità dei rimborsi.

In Francia, la tabella delle indennità chilometriche è generalmente applicabile alle auto e ai motocicli. Per altri tipi di veicoli, come i veicoli commerciali leggeri o i veicoli pesanti, possono essere applicate regole specifiche.

La tabella è stabilita in base al numero di chilometri percorsi durante gli spostamenti professionali. In particolare, tiene conto di due componenti principali:

• Potenza fiscale del veicolo: La tabella distingue diverse fasce di potenza fiscale, da 3 a 16 cavalli fiscali. Maggiore è la potenza fiscale del veicolo, maggiore è il costo per chilometro.
• Numero di chilometri percorsi: La tabella prevede fasce di chilometraggio, dove il costo per chilometro diminuisce all’aumentare del numero di chilometri percorsi. Questo incentiva il risparmio di carburante e l’uso responsabile del veicolo.

È essenziale rispettare la tabella ufficiale delle indennità chilometriche per evitare il rischio di un controllo fiscale. In caso di verifica, l’Amministrazione fiscale può verificare se i rimborsi effettuati dall’azienda sono conformi alla tabella in vigore.

Rimborso delle spese chilometriche da parte dell’azienda: le modalità

Definizione degli spostamenti professionali

È essenziale che l’azienda definisca chiaramente cosa considera come spostamenti professionali idonei al rimborso delle spese chilometriche. Di solito, i percorsi tra la residenza e il luogo di lavoro non sono presi in considerazione, ma gli spostamenti per incontrare clienti, fornitori o svolgere missioni professionali sono di solito rimborsati.

Documenti e registrazione degli spostamenti

Per facilitare il processo di rimborso, è importante conservare tutti i documenti correlati agli spostamenti professionali. Questo include le fatture del carburante, i biglietti dei pedaggi, le ricevute dei parcheggi, nonché un registro preciso dei chilometri percorsi per ciascun tragitto professionale. Mantenere un diario di bordo o utilizzare app dedicate per dispositivi mobili può notevolmente semplificare la registrazione di queste informazioni.

Rimborso supplementare

Può accadere che l’importo ottenuto applicando la tabella fiscale non copra completamente i costi effettivi. In questo caso, alcune aziende offrono un rimborso supplementare che consente di compensare parzialmente o completamente la differenza tra i costi effettivi e quelli rimborsati secondo la tabella fiscale. Le modalità di questo rimborso supplementare possono variare in base alla politica di ogni azienda.

Metodi di rimborso

Il rimborso delle spese chilometriche può essere effettuato in diversi modi. Alcune aziende preferiscono effettuare un rimborso mensile o trimestrale, mentre altre possono optare per un rimborso una tantum dopo la presentazione dei documenti giustificativi. Alcune aziende utilizzano anche carte carburante o sistemi di pagamento specifici per agevolare il processo di rimborso.

Spese chilometriche aziendali: il rimborso delle spese di viaggio in auto

• Rimborso delle spese effettive:

Questo metodo implica di tenere traccia dettagliata di tutti i costi legati all’uso dell’auto per scopi professionali. Questo include i costi del carburante, i pedaggi, le spese di manutenzione, le polizze assicurative specifiche per gli spostamenti professionali, ecc. È necessario conservare tutte le ricevute per queste spese al fine di poterle presentare in caso di controllo fiscale.

Il vantaggio di questa approccio è che il rimborso è effettuato in base ai costi effettivi sostenuti, il che può essere vantaggioso per lunghe distanze o per spese significative legate al veicolo aziendale.

• Rimborso forfettario

In questo approccio, l’azienda stabilisce un importo forfettario per ogni chilometro percorso per scopi professionali. Questo tasso è generalmente basato sulle tariffe fiscali in vigore per le spese chilometriche. Il principale vantaggio di questo metodo è la sua semplicità. Non è necessario conservare tutte le prove delle spese, ma è importante mantenere un registro preciso degli spostamenti professionali.

Spese chilometriche aziendali: come ottimizzarle

Per i professionisti che si spostano frequentemente, la gestione delle spese chilometriche è una questione importante. Per ottimizzare questa gestione, è essenziale adottare un sistema organizzato e rigoroso. Ciò passa attraverso l’implementazione di una politica di spesa chiara e coerente all’interno dell’azienda.

Vi consigliamo di definire una politica di spesa che regoli le spese professionali dei collaboratori. Questo documento dovrebbe affrontare i seguenti punti:

• Tipi di spese ammissibili al rimborso.
• Procedure da seguire per ottenere il rimborso delle spese, incluse le regole di forma, l’importanza dei documenti giustificativi e i tempi da rispettare.
• Le regole legali applicabili alle spese chilometriche.
• Le conseguenze in caso di mancato rispetto dei requisiti (ritardo nel trattamento, mancato rimborso, ecc.).

Per facilitare la comprensione di questa politica da parte dei dipendenti, è preferibile redigere il documento in modo chiaro e conciso. Evitare regole troppo complesse, superflue e inutilmente vincolanti. La semplicità è importante. Si può organizzare il documento per sezioni, ad esempio, una sezione dedicata alle spese chilometriche e un’altra alle spese di ristorazione. Optando per una politica di spesa ben definita, si risparmierà tempo durante il processo di rimborso e si ridurranno i rischi di rettifiche in caso di controllo.

Un altro approccio per ottimizzare la gestione delle spese chilometriche è optare per un rimborso forfettario. È infatti possibile rimborsare le spese professionali in modo forfettario, sotto forma di assegnazioni forfettarie o premi. La decisione di adottare questa modalità di rimborso di solito spetta all’azienda, ma vi consigliamo di consultare i vostri dipendenti prima di prendere una decisione. È importante notare che la legge stabilisce limiti per le spese ammissibili al rimborso forfettario, tra cui i costi chilometrici, i costi dei pasti e i costi dei grandi spostamenti. Con il rimborso forfettario, di solito non è necessario fornire documentazione di supporto per le spese rimborsate, a meno che il loro valore superi il limite stabilito dall’amministrazione. In tal caso, è sufficiente dimostrare che le assegnazioni corrispondono alle situazioni reali.