Planning di manutenzione: definizione e implementazione

Per essere efficace in azienda e ottimizzare il tempo, è importante essere organizzati. Ci sono proprio planning di manutenzione previsti a tal fine! Prima di capire perché e come utilizzare questo strumento nella tua azienda, scopriamo di che cosa si tratta e la sua differenza con un piano di manutenzione.

Cos’è un planning di manutenzione?

Per parlare di planning di manutenzione dobbiamo ricordare quello che si intende per manutenzione. Si tratta del controllo, della manutenzione e della riparazione delle varie attrezzature e impianti di un’impresa o di un privato (aria condizionata, riscaldamento, domotica, rete elettrica e fognaria…).

Alcuni settori di attività sono soggetti a norme particolarmente rigide in quanto alla manutenzione per garantire igiene e sicurezza. E’ il caso ad esempio dell’agroalimentare, l’aeronautica, la petrolchimica, l’industria farmaceutica, ma anche la logistica o l’edilizia. Per i privati, i contratti di manutenzione sono spesso sottoscritti all’acquisto di una nuova attrezzatura, con precisi impegni per il venditore in termini di condizioni e tempi di intervento.

Planning di manutenzione: definizione

Si chiama planning di manutenzione il documento che consente di organizzare l’assegnazione dei tecnici alle attività di manutenzione delle diverse attrezzature. Tale assegnazione si può fare su una base giornaliera, settimanale o mensile secondo le attrezzature interessate.

Alcune richiedono una manutenzione quotidiana, ma per altre basta una manutenzione mensile o addirittura annuale.

Un planning di manutenzione assume di solito la forma di un calendario o di una tabella, da cui la sua denominazione di planning. Questa denominazione è spesso confusa erroneamente con il piano di manutenzione. Eppure, questi due documenti non hanno affatto lo stesso obiettivo, sono in realtà complementari!

Differenza tra planning di manutenzione e piano di manutenzione

Il piano di manutenzione non ha la funzione di agenda come il planning. Si tratta piuttosto di un programma dove sono indicate risorse, procedure e raccomandazioni relative alle attività di manutenzione. Tale piano specificherà ad esempio l’attrezzatura soggetta alla manutenzione, il periodo di manutenzione, il materiale richiesto per l’intervento, il budget da prevedere…

In altre parole, il piano di manutenzione indica la via da seguire mentre il planning rappresenta l’agenda per visualizzare gli interventi ricorrenti o le emergenze.

Perché implementare un planning di manutenzione?

La manutenzione ha un ruolo cruciale nel buon funzionamento dell’impresa e il suo planning è uno strumento prezioso con molteplici vantaggi.

Grazie a un buon planning di manutenzione, il team che ne ha la responsabilità (o ha in carico la gestione dei fornitori) può organizzarsi correttamente, anticipare meglio gli imprevisti, rispettare l’orario di lavoro di ciascuno ed essere più reattivo in caso di emergenza tecnica.

I vantaggi di un planning di manutenzione rigorosamente stabilito sono quindi i seguenti:

• Una prioritizzazione dell’insieme delle attività di manutenzione per potere intervenire dove e quando occorre.
• La messa a disposizione di un margine di manovra, maggiore sicurezza per il tecnico e attrezzature oggetto di manutenzione.
• Il prolungamento della durata della vita dell’attrezzatura grazie a controlli e aggiustamenti regolari.
• Una migliore ripartizione del carico di lavoro di ogni tecnico. Il planning di manutenzione permette di vedere in un attimo a chi è assegnata ogni attività. Così puoi vedere se ci sono differenze particolarmente rilevanti in termini di carico di lavoro da un tecnico all’altro.
• Una migliore gestione delle attività in caso di imprevisti riguardo al personale. Se uno dei tuoi tecnici o fornitori non è disponibile, è possibile identificare facilmente chi può sostituire questa persona per gli interventi previsti.
• Ottimizzazione dei giri di manutenzione, geograficamente parlando. Sapendo che tale tecnico interverrà in tale luogo tale giorno, raggruppi più interventi ed eviti inutili viaggi di andata e ritorno. Questa ottimizzazione consente di guadagnare tempo, energia e ridurre i costi legati agli interventi.
• Un miglioramento della soddisfazione del cliente evitando che gli impianti si rompino e quindi rallentino la produzione o causino malfunzionamenti.
• Migliori condizioni di lavoro per i tuoi collaboratori grazie a delle attrezzature controllate, funzionali e sicure.
• Migliori condizioni di lavoro anche per i tuoi tecnici e subappaltatori, grazie a una migliore organizzazione della loro agenda e una buona ripartizione dei compiti. Il tuo personale incaricato della manutenzione beneficerà di una visibilità in tempo reale; la comunicazione è una delle chiavi dell’efficienza e del benessere professionale!

Come implementare un planning di manutenzione?

Fasi

Mettere a disposizione un planning di manutenzione efficace richiede di seguire diverse fasi principali. Per prima cosa, assicurarsi di pianificare tutte le operazioni ricorrenti, quelle che si fanno a scadenza regolare. A tal fine, munirsi dei piani di manutenzione che giustamente indicano i termini da rispettare per ciascuna attrezzatura, scegliere gli interventi e identificare il o i tecnici da assegnare.

In secondo luogo, assicurati di mantenere un margine di sicurezza. Questo si tradurrà concretamente in fasce lasciate disponibili « nel caso in cui ». Un dispositivo può presentare un guasto o un malfunzionamento, e avere una fascia a disposizione per un intervento urgente si rivela quindi più che sicuro per poter essere reattivo.

Dopo, pianifica questi famosi interventi urgenti. Per questo si dovrà identificare il problema per indicare il suo livello di priorità, ordinare eventuali pezzi di ricambio, ispezionare il luogo dell’intervento per informare il tecnico che procederà all’intervento.

Infine, ricordati, a posteriori, di analizzare quello che è stato fatto. Indicatori di performance come le spese sostenute o il tempo di inattività dell’attrezzatura interessata ti permetteranno di avere un monitoraggio globale e ottimizzare meglio il tuo planning di manutenzione nel corso del tempo. Questo ti permetterà di conoscere ad esempio il numero effettivo di ore da prevedere per la riparazione di tale o tale attrezzatura.

Strumenti

Siamo tentati di optare per una soluzione software alla quale ogni impresa ha già accesso: Excel.

Tuttavia, troverà presto i suoi limiti perché questo programma non è destinato a servire da planning di manutenzione. Se è estremamente comodo per molti compiti amministrativi, è rapidamente limitato per quanto riguarda la pianificazione degli interventi di manutenzione. Così ti esponi a spese inutili dovute a cattiva gestione dei giri, un aumento del rischio di guasti o di incidenti e il deterioramento della qualità dei tuoi servizi.

Questo fa già tanti motivi per rivolgerti a uno strumento adatto per stabilire il tuo planning di manutenzione, no?

Nomadia ti propone diverse soluzioni per tecnici e direttori operativi che ti permettono di pianificare e gestire bene i tuoi interventi sul campo.

I nostri strumenti ti consentono ad esempio di elaborare un planning di manutenzione al 100% parametrizzabile secondo i tuoi bisogni. I tuoi tecnici potranno intervenire più rapidamente e potrai pilotare l’attività in tempo reale in qualsiasi momento.

I tuoi team saranno più produttivi migliorando le loro condizioni di lavoro e i tuoi clienti saranno più soddisfatti grazie al rispetto delle scadenze concordate.

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