3 modalità di rappresentazione per capire e ottimizzare la vostra settorizzazione

Bisogna creare o ottimizzare la vostra settorizzazione ? Questi tre approcci visivi danno un grande impatto alle vostre analisi e un arbitraggio più giusto.

Si possono fare tante cose su un foglio di calcolo ma, riguardo alla settorizzazione territoriale, niente batte un approccio visivo. Che si tratti di analizzare gli indicatori chiave, confrontare le ipotesi di suddivisione, di bilanciare i portafogli dei tuoi commerciali o le zone di servizio dei tuoi tecnici sul campo, una buona mappa evita ore di manipolazione dei dati e spesso errori di interpretazione. Occorre anche intendersi su cosa sia « una buona mappa ».  La risposta è semplice: è una mappa che recapita un messaggio immediato, perché il modo di presentazione scelto è adatto alla domanda studiata e si basa su convenzioni grafiche (simboli, colori) che il cervello umano capisce immediatamente. Ecco due esempi.

La mappa di calore, ideale per sap(ved)ere dov’è il vostro potenziale di vendita

Il potenziale di vendita è uno degli indicatori più importanti per costruire una settorizzazione equilibrata. Avete calcolato questo indicatore – tipicamente applicando un coefficiente al fatturato realizzato con ogni cliente negli ultimi 12 o 24 mesi. Avete valori in euro, ma il vostro foglio di calcolo preferito non dice niente sulla ripartizione spaziale di questo potenziale. La rappresentazione di questo indicatore sotto forma di mappa di calore lo rivela in modo spettacolare. Perché è una convenzione che tutti abbiamo integrato, la gradazione dei colori utilizzati (dal rosso al blu pallido = dal caldo al freddo) permette a chiunque di interpretare in un batter d’occhio questo tipo di mappa: più una zona è rossa, maggiore e più concentrato è il potenziale di fatturato.

Nell’esempio precedente, quello che colpisce, è ovviamente l’ineguale ripartizione del potenziale sul territorio considerato, con zone di altissima concentrazione sul littorale e un’ampia punta verso nord dove non si vede nessuna colorazione. Attenzione, non significa necessariamente che non ci siano clienti in questa zona, ma semplicemente che il potenziale è basso. Se visualizzate sulla stessa mappa il luogo di residenza dei vostri commerciali (qui sotto forma di quadrati), vedete immediatamente che chi risiede a Mende è molto svantaggiato rispetto ai suoi colleghi di Nîmes, Montpellier e Béziers.

I ricci di mare, inarrestabili per sapere dove punge

Questa forma di rappresentazione mette in evidenza il collegamento tra la localizzazione dei clienti e quella dell’agenzia (o del commerciale) dal quale dipendono. Il fatto di tracciare una linea retta tra ogni cliente/punto di visita e la risorsa che gli è stata assegnata disegna un « riccio » con punte più o meno lunghe, dense e polarizzate. E un ottimo punto di ingresso per individuare gli squilibri tra i settori e identificare le assegnazioni sui cui è possibile giocare per ridurre le disparità in termini di numero di clienti e/o di distanza da percorrere per visitarli.

Nell’esempio di sopra, i ricci di mare hanno morfologie molto diverse. Quello dell’agenzia di Montpellier è estremamente compatto, rispetto a quelli delle agenzie di Perpignan e soprattutto di Mende. Si vede immediatamente, alla lunghezza e all’orientamento delle spine, che questa agenzia serve principalmente clienti situati a più di 50 km al sud-sud-est e, inoltre, distanti tra di loro. Per i tecnici di questo settore, significa tanti chilometri ogni giorno e, visti i tempi di percorrenza tra i siti dei clienti, meno interventi al giorno. Questa situazione ha una spiegazione storica: l’impresa può benissimo essere stata creata a Mende 15 o 20 anni fa e da allora la sede è stata spostata a Montpellier, lo stabilimento di Mende non è mai stato messo in discussione.

Vista la localizzazione dei clienti esistenti, sarebbe molto più opportuno avere un’agenzia nella parte sud del settore, ad Alès per esempio. Se tale opzione non è possibile, si può benissimo immaginare di rafforzare il personale delle agenzie di Nîmes e Montpellier e riassegnare loro i clienti che si trovano il più al sud del settore attuale di Mende.

La rappresentazione sotto forma di ricci di mare fa emergere ipotesi che non avrebbe probabilmente considerate lavorando unicamente su liste clienti e risorse. Ovviamente, in un secondo tempo, si dovrà verificare/testare le ipotesi, includere altri parametri, come il potenziale di fatturato, il numero di visite obbligatorie all’anno o la durata dei diversi tipi di intervento presso i clienti. E’ quello che vi permette di fare la soluzione di settorizzazione Territory Manager che, in qualsiasi fase del vostro studio di settorizzazione, vi dà accesso a molteplici modalità di rappresentazione dei dati. Le mappe di calore e i ricci di mare ne fanno parte. State tranquilli: queste mappe sono generate automaticamente e se la forma non è adatta a quello che volete vedere e analizzare, la soluzione ve lo dice e vi guida verso la modalità di rappresentazione più pertinente.

Dei misuratori o “gauge” dinamici, per affinare ed equilibrare « all’occhio »

L’ottimizzazione di una settorizzazione è necessariamente un esercizio di bilanciamento e di ponderazione multicriteri. Può diventare rapidamente molto complicato. Giocando su un parametro, ad esempio il numero dei clienti, sbilanciate un altro parametro, ad esempio i tempi di viaggio… Per avere sempre una visione chiara dell’impatto delle vostre scelte, Territory Manager combina la mappa dei settori e la rappresentazione delle variabili chiave come dei gauge dinamici.

In questo esempio, si cerca di equilibrare i portafogli dei commerciali in termini di potenziale di vendita. Deve essere compreso tra 270 000 e 280 000 euro. Queste soglie sono materializzate nel gauge, e sulla mappa, il cui colore varia. Per questo motivo il gauge e il settore di Karine, molto al di sotto del minimo, appare in rosso come quello di Laura, nettamente al di là del massimo. I settori di queste 2 commerciali essendo contigui, è possibile correggere il disequilibrio riassegnando i clienti di Laura a Karine. Questa procedura può essere eseguita cliente per cliente sulla mappa, finché le rappresentazioni non diventano verdi. Se il potenziale dei clienti riassegnati a Karine si rivela insufficiente, il suo gauge e il settore appaiono in arancio. Per farlo diventare verde, potremo assegnargli alcuni clienti di Nicolas il cui settore è contiguo ma il cui potenziale è vicino al massimo predefinito.  Al termine di tali riassegnazioni manuali, i gauge e i settori dei tre commerciali saranno verdi e i loro contorni saranno stati ridisegnati automaticamente sulla mappa.

L’utente può anche decidere che il colore degli indicatori cambia in funzione dello scarto rispetto alla media e non in funzione del potenziale in euro:

Combinando rigore e intuizione, questo approccio visivo e dinamico permette di realizzare con i commerciali interessati equilibri estremamente precisi. Che partiate da una settorizzazione esistente o da una pagina bianca, questi adeguamenti sono indispensabili per  arrivare all’ottimale : settori e portafogli equilibrati in termini di potenziale e carico di lavoro, e tanto più accettati dagli interessati che li ha associati al processo per tenere conto della loro conoscenza del campo e dei loro vincoli specifici.