Software de gestión de intervenciones: por qué y cómo elegir uno
El software de gestión de intervenciones es una herramienta ideal para técnicos que realizan diversas intervenciones sobre el terreno. Además de centralizar tareas, concentra todos los documentos en una única interfaz para facilitar la gestión y ahorrar un tiempo muy valioso. ¿Qué ventajas ofrece este tipo de soluciones y cómo asegurarse de elegir la más adecuada? Le proporcionamos las claves en este artículo.
En qué consiste un software de gestión de intervenciones
El software de gestión puede ser una solución para optimizar el trabajo de campo, de forma que el personal gane en eficiencia y productividad.
Esta herramienta le permite recibir solicitudes de reparación y planificar las diversas intervenciones del personal. Centraliza gran cantidad de información sobre el cliente, así como las solicitudes anteriores, para así permitir un seguimiento de las visitas de todo el año. En caso de urgencia, permite tramitar un expediente de forma prioritaria, lo cual es un factor decisivo para la satisfacción del cliente.
En el aspecto empresarial, este software de gestión ofrece la posibilidad de gestionar todos los horarios de los técnicos, además de supervisar los equipos de forma remota. En cuanto a la gestión, el acceso a los informes y la facturación de los clientes es más rápido y eficiente.
La digitalización de este sistema de gestión permite el acceso inmediato a los expedientes a través de una simple conexión a Internet. Así, durante los desplazamientos, el personal puede actualizar y registrar la información de sus intervenciones y dar seguimiento a las solicitudes nuevas. La comunicación entre técnicos y equipos de supervisión ofrece una mayor eficiencia en los intercambios en caso de problemas, retrasos, ausencias, etc.
Ventajas del software de gestión de intervenciones
Las ventajas de implementar un software de gestión de intervenciones dentro de su estructura son diversas.
Simplificación del trabajo y de la gestión de equipos
Un software de gestión permite trabajar de manera eficiente gracias a la posibilidad de planificar, asignar o incluso cerrar solicitudes rápidamente. El personal a cargo de la planificación puede registrar la mayor cantidad de información posible sobre las próximas intervenciones (clientes, ubicaciones, herramientas, procedimientos, piezas necesarias, etc.), y luego transmitirla a los técnicos cercanos de la zona en tiempo real. El flujo de trabajo de los equipos se mejora y se hace más eficiente, y se optimizan las rutas. También disminuye el estrés y los retrasos.
Optimización de la planificación
Esta herramienta de planificación optimiza la gestión de la planificación, haciéndola más eficiente y lógica. Las rondas se organizan de manera que el técnico llegue rápidamente al lugar de la intervención, sin tener que hacer recorridos largos entre clientes. En caso de anulación y modificación de las visitas, es posible asignar al técnico una nueva tarea para que la planificación del día quede completa. Este tipo de organización incide favorablemente en la facturación, ya que permite aumentar el número de intervenciones.
Reducción de costes
El software de gestión de intervenciones ofrece la posibilidad de planificar operaciones de mantenimiento preventivo en las instalaciones de los clientes. Esto permite reducir los desplazamientos relacionados con averías, pero también prolongar la vida útil de los equipos, lo que reduce considerablemente los costes operativos de esta tarea. También, debido a una organización óptima, ahorra en mano de obra y combustible sin afectar a la calidad del servicio. En cuanto a la administración, todo está centralizado en una interfaz dedicada, sin necesidad de imprimir en papel.
Mejora de la satisfacción del cliente
La implementación de procesos aporta una calidad de servicio adicional. Las relaciones con sus clientes mejoran gracias a una mejor gestión de las solicitudes. De hecho, los técnicos pueden procesar los pedidos con más rapidez, lo cual es fundamental a la hora de hacer frente a posibles competidores y garantizar la continuidad de la empresa.
Refuerzo de la seguridad de datos y personas
Los datos confidenciales de sus clientes deben almacenarse de forma segura. Al ser mucho más eficiente que el mero archivado de los expedientes, el software de gestión de intervenciones permite guardar todos los datos en una nube. Así, el riesgo de pérdida y robo de documentos se reduce considerablemente.
Software de gestión de intervenciones: cómo elegir uno
¿Le gustaría usar esta solución en su empresa? Le recomendamos realizar una auditoría de sus procesos internos para saber qué software se adapta mejor a sus necesidades. A menudo, esto tiene que ver con la naturaleza de su actividad, por lo que es importante que siga este paso para asegurarse de tomar las decisiones correctas.
Identificación de sus necesidades
En primer lugar, debe identificar sus objetivos y definir los distintos indicadores que le permiten evaluar su rendimiento. Al analizar todas las necesidades de la empresa, podrá elaborar una lista de las funcionalidades necesarias para la correcta gestión de las intervenciones.
Auditoría global de la empresa
Realizar una auditoría es fundamental para encontrar el software de gestión que mejor se adapte a sus necesidades. Para ello, deberá analizar todos sus procesos internos, desde la gestión de planificaciones hasta la facturación, pasando por las intervenciones de los empleados que realizan trabajos sobre el terreno. Una vez que lo haga, tendrá una visión más global de la situación y podrá elegir la solución que más le conviene.
Implicación de los equipos
¿Todavía hay cosas que no están claras? No dude en consultar a sus equipos internos, como responsables de planificación y técnicos, para ver con ellos cuáles son los puntos de bloqueo y qué mejoras son necesarias en relación con la gestión de intervenciones… Sus respuestas le orientarán en mayor medida hacia la solución adecuada.
Software de gestión de intervenciones: las soluciones Nomadia
Nomadia Field Service es una aplicación de gestión de intervenciones que facilita el trabajo de sus equipos de campo. Su interfaz sencilla y ergonómica permite aprender a utilizarla en muy poco tiempo. Tanto si dispone de conexión a Internet como si no, el técnico puede consultar todas sus intervenciones y datos de clientes en la interfaz sin ningún problema. También puede elaborar informes y registrar gran cantidad de información una vez finalizado el trabajo. Hay otras funcionalidades disponibles para optimizar y aumentar la productividad durante las intervenciones de campo.