Planificación de mantenimiento: definición e implementación
Para ser eficaz en los negocios y optimizar su tiempo, necesita ser organizado. ¡Para eso precisamente existen las planificaciones de mantenimiento! Antes de comprender por qué y cómo implementar esta herramienta en su empresa, averigüemos en qué consiste este tipo de planificación y su diferencia con un plan de mantenimiento.
¿Qué es una planificación de mantenimiento?
Para hablar de la planificación del mantenimiento, es importante recordar qué se entiende por mantenimiento. Se trata del control, mantenimiento y reparación de los distintos equipos e instalaciones de una empresa o un particular (aire acondicionado, calefacción, domótica, redes eléctricas y de alcantarillado, etc.).
Algunas áreas de actividad están sujetas a reglas particularmente estrictas en términos de mantenimiento para garantizar la higiene y seguridad. Es el caso, por ejemplo, de la industria agroalimentaria, la aeronáutica, la petroquímica, la industria farmacéutica, pero también la logística o la construcción. En el caso de los particulares, a menudo se suscriben contratos de mantenimiento cuando se adquieren nuevos equipos, con compromisos precisos del vendedor en cuanto a condiciones y tiempos de intervención.
Planificación de mantenimiento: definición
El documento que se utiliza para organizar la asignación de técnicos a las tareas de mantenimiento de los distintos equipos se denomina la planificación de mantenimiento. Esta asignación se puede realizar de forma diaria, semanal o mensual, según el equipo de que se trate.
Algunos de ellos requieren un mantenimiento diario, mientras que para otros, un mantenimiento mensual o incluso anual es suficiente.
Un programa de mantenimiento suele adoptar la forma de un calendario o una tabla, de ahí el nombre de planificación. Este término suele confundirse erróneamente con el plan de mantenimiento. Sin embargo, estos dos documentos no tienen el mismo objetivo en absoluto, ¡y de hecho son complementarios!
Diferencia entre una planificación de mantenimiento y un plan de mantenimiento
El plan de mantenimiento no tiene la misma función de agenda que la planificación. Se trata más bien de un programa que indica los recursos, procedimientos y recomendaciones para las tareas de mantenimiento. Este plan especificará, por ejemplo, los equipos que hay que mantener, el periodo durante el cual hay que hacerlo, el material necesario para la intervención, el presupuesto que hay que prever, etc.
En otras palabras, el plan de mantenimiento indica el procedimiento que hay que seguir, mientras que la planificación representa el calendario para visualizar las intervenciones recurrentes o urgentes.
¿Por qué establecer una planificación de mantenimiento?
Dado que el mantenimiento es una cuestión crucial para el buen funcionamiento de la empresa, su planificación es una herramienta valiosa con múltiples ventajas.
Gracias a una buena planificación de mantenimiento, el equipo encargado del mantenimiento (o de la gestión de proveedores) puede organizarse correctamente, anticipar mejor los imprevistos, respetar el tiempo de trabajo de cada persona y ser más reactivo en caso de emergencia técnica.
Las ventajas de una planificación de mantenimiento rigurosamente establecida son, por tanto, las siguientes:
- Priorización de todas las actividades de mantenimiento para poder intervenir donde y cuando sea necesario.
- Puesta a disposición de un margen de acción, seguridad suplementaria para el técnico y los equipos que son objeto de mantenimiento
- Prolongación de la vida útil de los equipos gracias a controles y ajustes regulares.
- Mejor reparto de la carga de trabajo de cada técnico. La planificación de mantenimiento le permite ver de un vistazo quién está asignado a cada tarea. Así puede ver si hay variaciones particularmente grandes en términos de carga de trabajo de un técnico a otro.
- Mejor gestión de las tareas en caso de imprevistos por parte del personal. Si uno de sus técnicos o proveedores de servicios no está disponible, podrá identificar fácilmente a la persona que puede sustituirle para la intervención o intervenciones previstas.
- Optimización de las rondas de mantenimiento, desde el punto de vista geográfico. Al saber que un técnico determinado trabajará en un lugar en concreto un día determinado, puede agrupar varias intervenciones y evitar desplazamientos innecesarios de los técnicos. Esta optimización ahorra tiempo, energía y reduce los costos ligados a las intervenciones.
- Mayor satisfacción del cliente al evitar que su equipo se averíe y, por lo tanto, ralentice la producción o provoque desperfectos.
- Mejores condiciones de trabajo para sus empleados gracias a equipos controlados, funcionales y seguros.
- Mejores condiciones de trabajo también para sus técnicos y sus subcontratistas, gracias a una mejor organización de su tiempo y una buena distribución de tareas. Su personal encargado del mantenimiento se beneficiará de visibilidad en tiempo real. Sin embargo, la comunicación es una de las claves para la eficacia y el bienestar profesional.
¿Cómo establecer una planificación de mantenimiento?
Los pasos
Proporcionar una planificación de mantenimiento eficaz requiere seguir varios pasos importantes. En primer lugar, asegúrese de planificar todas las operaciones recurrentes, aquellas que se producen de forma regular. Para ello, lleve consigo los planes de mantenimiento, indicando los plazos exactos de cada equipo, elija las intervenciones e identifique al técnico o técnicos que se le asignarán.
En segundo lugar, asegúrese de mantener un margen de seguridad. Esto significará concretamente que habrá franjas horarias disponibles «por si acaso». Los equipos pueden sufrir una avería o un mal funcionamiento, por lo que poder disponer de una franja horaria para una intervención urgente es más que tranquilizador para poder reaccionar.
A continuación, planifique esas famosas intervenciones urgentes. Tendrá que identificar el problema para indicar su nivel de prioridad, pedir eventuales piezas de repuesto, inspeccionar el lugar de la intervención para informar al técnico que realizará el trabajo.
Por último, no olvide analizar posteriormente lo que se ha hecho. Los indicadores de rendimiento, como los gastos incurridos o el tiempo de inactividad del equipo en cuestión, le permitirán tener un seguimiento general y optimizar mejor su planificación de mantenimiento a lo largo del tiempo. Esto le permitirá saber, por ejemplo, el número real de horas que hay que planificar para la reparación de un equipo concreto.
Las herramientas
Resulta tentador optar por una solución de software a la que ya tienen acceso todas las empresas: Excel.
Sin embargo, esto encontrará rápidamente sus límites, porque este programa no pretende servir como planificación de mantenimiento. Aunque es extremadamente útil para muchas tareas administrativas, se ve rápidamente limitado cuando se trata de planificar operaciones de mantenimiento. Esto puede acarrear gastos innecesarios debido a una mala gestión de las rutas, un mayor riesgo de averías e incluso accidentes, y un deterioro de la calidad de sus servicios. Esas ya son muchas razones para recurrir a una herramienta adecuada para establecer su planificación de mantenimiento, ¿verdad?
Nomadia ofrece varias soluciones para técnicos y directores de operaciones que le ayudarán a planificar bien y gestionar sus intervenciones sobre el terreno.
Por ejemplo, nuestras herramientas le permiten establecer una planificación de mantenimiento 100% adaptable a sus necesidades. Sus técnicos podrán intervenir más rápidamente y usted podrá controlar la actividad en tiempo real en cualquier momento.
Sus equipos serán más productivos y mejorarán sus condiciones de trabajo, y sus clientes estarán más satisfechos gracias a un mejor cumplimiento de los plazos acordados.
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