Organización comercial: definición y consejos
Para que una empresa funcione eficazmente, una buena organización comercial es esencial. Le damos todos nuestros consejos sobre cómo optimizarla para mejorar sus ventas y su volumen de negocio.
Organización comercial: definición
La organización comercial se refiere a la fuerza de ventas cuya función principal es vender los productos o servicios de su empresa a través de diversos contactos con clientes potenciales, distribuidores o prescriptores de estos productos.
La fuerza de ventas interviene como complemento de la estrategia de marketing para dinamizar las ventas de sus productos. Disponer de una organización comercial es, por tanto, fundamental para ganar en eficacia y resultados. Los miembros del equipo deben conocer sus misiones, responsabilidades, pero también los desafíos y objetivos.
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Organización comercial: la diversidad de los equipos comerciales
Los equipos comerciales se componen de dos tipos de equipos: sedentarios y móviles. Ambos tienen diferentes misiones para maximizar el desarrollo de las ventas de sus productos y servicios.
Equipos sedentarios
Los miembros de un equipo sedentario trabajan en sinergia con los equipos móviles. Se encargan de la prospección de nuevos clientes concertando citas con ellos para los equipos móviles. Los representantes de ventas sedentarios están involucrados tanto en el front office como en el back office. Además de vender las ofertas a los clientes, también son responsables del seguimiento de los pedidos, la logística, el aprovisionamiento, la exposición en el punto de venta, la gestión del departamento, etc.
Equipos móviles
Estos equipos representan a la fuerza de ventas sobre el terreno. Se encargan de la prospección visitando a los clientes o contactándolos por teléfono o internet para proponerles sus ofertas. También tienen la función de acompañar a los clientes potenciales hasta la etapa de ventas y garantizar el seguimiento. Estos VRP (representantes de ventas asalariados) pueden estar adscritos a empresas o trabajar de forma multimarca para varias empresas.
¿Por qué crear una organización comercial?
A medida que su empresa crece, se vuelve esencial establecer una organización comercial. Esto le permite ganar en rendimiento y capacidad de respuesta para acelerar su crecimiento y aumentar su volumen de negocio.
Tener unas ventas más predecibles
La creación de una organización comercial le permite gestionar la dirección de su organización. Además de ofrecer una visión amplia de las previsiones de ventas, puede dimensionar sus recursos para aumentar tu rentabilidad en cualquier circunstancia.
Esta organización implica la implementación de procesos y herramientas que le permitan seguir la evolución de sus clientes potenciales en el embudo de ventas: mayor visibilidad, visión de nuevas oportunidades, medición de la tasa de conversión y duración de los ciclos de venta.
Aumentar las ventas
Los distintos procesos e indicadores establecidos para aumentar las ventas de su organización le permiten planificar y supervisar sus recursos. Para lograr un fuerte crecimiento durante un período específico, puede optar por agregar más vendedores o presupuesto publicitario para aumentar sus ventas.
Aumentar la eficacia de la fuerza de ventas
Su visión sobre las ventas futuras con esta nueva organización comercial también le permite aumentar la eficacia de sus equipos. Experimentan sus procesos directamente sobre el terreno y esto es fácilmente medible gracias a los diversos indicadores establecidos. Gracias a esta gran agilidad, podrá introducir regularmente nuevos procesos, escenarios de prospección o de reactivación para maximizar sus resultados.
¿Cómo crear una organización comercial?
La organización comercial es un reto para todas las empresas que deseen aumentar su crecimiento a largo plazo. Tiene en cuenta las diversas características de la empresa, sus objetivos y las expectativas de los representantes de ventas. Una buena organización comercial debe ser clara y precisa para todos los equipos con el fin de ser motivadora y alentadora.
Organización comercial por sector de actividad
Su organización comercial puede realizarse por sector de actividad. Este tipo de organización moviliza a ciertos representantes de ventas y mejora su experiencia en el mercado que les ha sido asignado. Un conocimiento profundo de los productos les permite responder rápidamente a las necesidades de los clientes, evaluar oportunidades y prácticas competitivas.
Algunos clientes potenciales y clientes pueden estar distribuidos en varios lugares del territorio. Esto significa largos viajes para sus representantes de ventas que impactan en su productividad. Este modelo se utiliza principalmente para ventas de alto valor añadido. En muchos casos, la organización por sectores de actividad se combina con la organización geográfica para restringir el territorio de prospección a una zona específica.
Organización comercial por sector geográfico
La organización comercial por sectores geográficos limita los desplazamientos de los representantes de ventas, lo que optimiza la productividad, el tiempo de trabajo y el rendimiento. Puede funcionar por código postal o departamento en el sector nacional. Para el sector global, se desglosa por zona económica.
Los representantes de ventas que trabajan en este tipo de organización conocen a los actores en su zona de prospección. Puede haber cierta tensión entre los vendedores cuando las zonas de distribución no son equitativas.
Organización comercial según el tamaño de la empresa
Dependiendo del tamaño de la empresa, las necesidades y expectativas pueden ser diferentes, así como los procesos de comercialización. En función de los objetivos definidos por la empresa, la organización comercial por tamaño de empresa ofrece la posibilidad de asignar a los representantes de ventas en función de sus competencias y experiencia.
Organización comercial por línea de productos o servicios
Una empresa que ofrece diferentes productos o servicios puede dividir a sus representantes de ventas por líneas o familias. Esta técnica permite a los equipos desarrollar una auténtica experiencia en las gamas de las que son responsables. Aportan valor añadido asesorando a sus clientes potenciales y clientes, así como un seguimiento hasta la renovación de las gamas.
Organización comercial: ¿qué indicadores seguir?
Para supervisar su organización, es importante establecer varios indicadores de desempeño. La finalidad de estos indicadores es medir los resultados de las acciones emprendidas para alcanzar los objetivos:
- En el sector B2B, los principales indicadores son: lead y Demand Unit. Lead es un cliente potencial que muestra interés en un producto o servicio. Demand Unit (la unidad de demanda) está formada por un grupo de compradores, no por un contacto individual. En las empresas, la toma de decisiones se realiza en grupo y no por una sola persona. También tiene en cuenta las necesidades expresadas por un lead porque puede tener varias. Al combinar estas dos piezas de información, la Demand Unit se convierte en un indicador único para estimar sus ventas y monitorear el pipeline de ventas.
- El pipeline de ventas se compone de varios indicadores de las etapas del embudo: número de oportunidades, tamaño de la oportunidad, tasa de conversión y velocidad de venta.
- Los indicadores de actividad representan indicadores cuantitativos relacionados con los procesos aplicados por la empresa para medir el compromiso de los representantes de ventas: número de correos electrónicos enviados, llamadas telefónicas, reuniones de ventas, propuestas, recordatorios, etc.
Organización comercial: ¿qué herramientas utilizar?
Para maximizar sus resultados, es importante equiparse con herramientas dedicadas a su organización comercial. Le permiten aumentar su productividad, administrar sus proyectos y ajustarlos, mejorar sus comunicaciones para lograr sus objetivos comerciales.
KPI, informes y cuadros de mando
Los indicadores clave de rendimiento o KPI se utilizan principalmente para medir el rendimiento de comercial. Existen varios: KPI cuantitativos (número de citas, llamadas de prospección, volumen de ventas, etc.), KPI cualitativos (número de reclamaciones, índice de satisfacción del cliente, etc.) y tasas (retención de clientes, conversión, etc.).
Los informes se utilizan como medio para comunicar y analizar la información internamente. Devuelve diversos datos de un periodo predefinido. Incluye breves resúmenes, gráficos y cuadros.
Para el seguimiento diario de los resultados, el cuadro de mando es una muy buena herramienta para el seguimiento de sus equipos. Incluye, entre otras cosas, el número de contratos firmados, tasas de conversión y muchos más. Le permiten leer rápidamente la información y optimizar sus estrategias si no se cumplen los objetivos de los representantes de ventas.
Dependiendo de sus objetivos comerciales, puede utilizar una o más herramientas a la vez. Actualmente existen tecnologías que permiten reunir todos estos indicadores.
CRM
CRM es un software que se utiliza para optimizar la gestión de las relaciones con los clientes. Contiene una base de datos de clientes imprescindibles para un seguimiento óptimo y una prospección eficaz que puede incrementar su volumen de negocio.
Es posible configurar su CRM de acuerdo a sus procesos comerciales para centralizar todos los datos en un mismo lugar. Esto supone un auténtico ahorro de tiempo para sus equipos comerciales, que encuentran toda la información que necesitan en una única herramienta. También se benefician de funciones prácticas como el envío de correos electrónicos automatizados, un sistema de alertas, cuadros de mando, un historial de interacciones con los clientes, intercambios con los clientes, etc. El software CRM es un verdadero apoyo para sus equipos de ventas.
ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que proporciona una visión global de sus indicadores y de la gestión del proceso comercial. Incluye relaciones con los clientes, administración y finanzas, y gestión de la producción. Muy a menudo, es posible combinar un CRM con un ERP. Esta herramienta es importante antes de la toma de decisiones estratégicas o al momento de firmar un contrato para consultar existencias, por ejemplo. El ERP consta de una única base de datos que agrupa toda la información de la empresa.
Business Intelligence
La Business Intelligence hace referencia a las tecnologías y aplicaciones que recopilan datos comerciales, los integran, los analizan y los presentan en forma de informes. Le permite analizar diversos datos de su empresa y también de la competencia, adaptándose a sus objetivos comerciales.
Otras herramientas
Existen muchas otras herramientas que pueden utilizarse para la organización comercial, entre ellas:
- La social selling: en la mayoría de los casos, se trata de prospección comercial utilizando las funciones de las redes sociales (Facebook, LinkedIn, etc.).
- Las herramientas de productividad: existen herramientas que le ayudarán a organizar eficazmente sus equipos en el día a día: Trello, Evernote, Slack, Asana, etc.
- Herramientas de gestión de correos electrónicos: le permiten analizar las aperturas de los correos electrónicos mediante informes de campaña. Luego, sus equipos analizan si es relevante cambiar el contenido o la forma de su correo electrónico (Mailchimp, Sendinblue, etc.).
- El marketing automation: un software para automatizar sus campañas comerciales ahorra un tiempo valioso. Le permiten centrarse en actividades más productivas.
- Técnicas de gestión y matrices: la mayoría de ellas son bien conocidas y optimizan su gestión comercial: método SMART, herramienta DISC, pirámide de Maslow, rueda de Deming, matriz de Eisenhower o FODA.
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