Las claves para trabajar con subcontratistas en transporte y logística. Trazabilidad y responsabilidades.
Tanto en la industria como en el sector minorista, cada vez más empresas subcontratan su logística de distribución a proveedores que a su vez pueden recurrir a subcontratistas. ¿Cuáles son las condiciones necesarias para que este modelo funcione mejor, tanto para la empresa contratante, sus proveedores y para aquellos a quienes es vital satisfacer: los clientes finales?
a externalización de la función de transporte es una tendencia que ha ido consolidándose desde principios de los años 2000 y que tiende a acelerarse. En el contexto actual, las empresas buscan más que nunca enfocarse en su núcleo de negocio y reducir costos. Al confiar total o parcialmente sus entregas a uno o varios proveedores, se ahorran la gestión y los costos directos de una actividad cada vez más exigente en términos de personal, flota de vehículos y calidad de ejecución.
Necesidades variadas y modelos de subcontratación
Hay diversas necesidades y motivaciones en las empresas que externalizan el transporte y la entrega al cliente final, ya sea empresa o particular. Algunas subcontratan completamente todas sus entregas, incluyendo los servicios de instalación relacionados con sus productos, mientras que otras recurren puntual o periódicamente a un transportista para hacer frente a un pico de entregas que su servicio de transporte no puede manejar. Otras buscan un proveedor para cubrir áreas geográficas que no pueden atender eficazmente por falta de presencia local, volúmenes suficientes o vehículos apropiados.
En respuesta a la diversidad de necesidades, la oferta de proveedores logísticos se ha expandido significativamente. Actualmente, va desde la «simple» entrega al cliente final hasta la gestión integral de la función logística (salida de fábrica, desglose/despacho, almacenamiento, gestión de inventario, entrega en la última milla, instalación en el cliente, gestión de devoluciones). Solo los grandes actores logísticos pueden ofrecer este último tipo de servicios, a menudo apoyándose en redes de socios. De esta manera, pueden ofrecer a sus clientes una cobertura geográfica completa con todo tipo de servicios y categorías de vehículos: camiones refrigerados, transporte de cargamentos valiosos/ frágiles/ sensibles, vehículos eléctricos, bicicletas de carga, etc.
El contrato entre el contratante y el proveedor puede ocultar varios niveles de subcontratación, lo que dificulta el establecimiento de responsabilidades en caso de entregas no realizadas, pérdida o robo de paquetes. Por ello, es importante compartir información entre los diferentes participantes y es necesario que todos adopten ciertas buenas prácticas y herramientas que garanticen una colaboración eficaz y duradera para todas las partes.
La trazabilidad, el desafío número 1 de la subcontratación logística
Independientemente del proveedor logístico y del tipo de contrato elegido, subcontratar el transporte y la entrega de productos impone a la empresa contratante dominar la trazabilidad de los paquetes/productos, así como de las acciones realizadas por los distintos involucrados en todas las etapas del servicio. Se trata de saber en todo momento dónde se encuentra cada paquete hasta que sea entregado a su destinatario legítimo, típicamente a través de una aplicación de entrega que permite escanear los productos.
Desde un punto de vista práctico, para una trazabilidad completa, desde el almacén hasta el punto de entrega, un operador debe escanear el código de barras del producto en cada movimiento, incluyendo todas las interrupciones en la carga y cambios de vehículo que puedan ocurrir antes de la entrega efectiva. Cada vez que se escanea el código de barras, la aplicación asocia al paquete una hora y coordenadas geográficas.
>> Estos datos de marca de tiempo y geolocalización son información clave para rastrear la trayectoria del paquete y, si es necesario, localizarlo si ha sido olvidado por el repartidor al inicio de la ruta o desviado en alguna etapa (cargado en el camión incorrecto, por ejemplo).
Escanear los paquetes de manera sistemática al inicio de la ruta de entrega puede parecer restrictivo para algunos proveedores. Esto es especialmente relevante para los transportistas independientes que se encargan de la entrega en la última milla para sitios de comercio electrónico. Ya sean contratistas directos o utilicen una plataforma que conecte transportistas y contratantes, les conviene participar en la trazabilidad mediante el uso de la aplicación de entrega móvil de su cliente o de la plataforma, o equipándose por sí mismos. Los datos de marca de tiempo y geolocalización generados por una aplicación de entrega como Nomadia Delivery, que se transmiten automáticamente o se pueden compartir fácilmente, permiten a los conductores-repartidores:
- Demostrar que los paquetes que se les confían son recogidos y entregados a tiempo en las direcciones correctas.
- En caso de fallo en la entrega, demostrar que el paquete fue presentado en la dirección indicada pero no se pudo entregar (ausencia del destinatario) o fue rechazado (error en la dirección) y, gracias a estas pruebas, evitar sanciones financieras.
- Reforzar la confianza de sus clientes al demostrar la seriedad de su trabajo y así asegurar los contratos/misiones que adquieren.
Funcionalidades clave para la satisfacción de los clientes finales
Equiparse con una aplicación diseñada específicamente para la entrega, ya sea como contratante o proveedor de transporte, se vuelve fundamental para proporcionar el nivel de servicio esperado por los clientes finales. Ahora más que nunca, la satisfacción del cliente final está ligada a la confiabilidad de la información proporcionada sobre la entrega de su pedido. Ya no se conforma con una fecha y horario aproximados. En el día acordado, quiere ser informado del momento exacto de la entrega. Esta hora de llegada no puede ser proporcionada de manera confiable sin una aplicación que permita a los involucrados en el proceso de entrega compartir todos los datos de ubicación y tiempo de viaje necesarios para calcular una ETA (hora estimada de llegada) cada vez más precisa.
>> Con la función «Llegada inminente» de Nomadia Delivery, también puedes permitir a tus clientes finales seguir en tiempo real el acercamiento del vehículo de entrega en sus computadoras o teléfonos inteligentes. Esta función, apreciada por los clientes de grandes sitios de comercio electrónico, también es valorada por los conductores, quienes, al ser anunciados, tienen más posibilidades de encontrar una recepción abierta al llegar a los clientes.
Una aplicación móvil de entrega bien diseñada también significa que el repartidor tiene en una única interfaz toda la información y herramientas que pueda necesitar durante su ruta. Esto incluye desde la información de los clientes hasta la secuencia de la ruta, pasando por la recopilación de firmas y las órdenes de entrega digitalizadas, así como los avisos de visita por mensaje de texto o correo electrónico.
Rutas optimizadas y eco-responsables
Si la trazabilidad de los paquetes, el intercambio de datos y la información al cliente final son clave para la ejecución exitosa de las rutas confiadas a un subcontratista, ¡es necesario que estas rutas sean viables y realizables! Desafortunadamente, esto no siempre ocurre. Bajo la presión de un cliente o para cumplir con su carga de trabajo, los transportistas pueden verse obligados a aceptar compromisos inalcanzables. Esto se traduce en rutas con un número excesivo de puntos de entrega, distancias muy largas y, en última instancia, horarios excesivos para los conductores, con todos los riesgos que eso implica para su seguridad. Estas rutas «imposibles» terminan inevitablemente en fracasos y reprogramaciones de entregas que no satisfacen al cliente final.
El uso de un software de planificación y optimización de rutas permite a ambas partes, subcontratistas y contratantes, acordar contratos razonables, teniendo en cuenta la cantidad y los plazos comprometidos, así como rutas optimizadas en términos de distancia a recorrer, tiempo de viaje, número de puntos de entrega y secuencia de las entregas. Considerando todos estos criterios, nuestra solución de optimización, TourSolver, maximiza la cantidad de entregas realizables durante una misma ruta, minimizando los kilómetros recorridos y reduciendo las emisiones de CO2.
Ya sea que los planes de ruta sean elaborados por el contratante o el subcontratista, ambas partes tienen acceso a los mismos datos y pueden comparar fácilmente las rutas ejecutadas con las planificadas, con fines de control y mejora.
>> Con las soluciones Nomadia Delivery y TourSolver, contratantes y subcontratistas finalmente tienen los medios para controlar de manera integral sus actividades de transporte y entrega, respetando los imperativos operativos, económicos y los compromisos de responsabilidad social empresarial de cada uno.
>> ¿Eres contratante o proveedor de servicios de transporte/entrega que trabaja con tu propia flota o con subcontratistas? ¡Contacta a uno de nuestros expertos para obtener más información sobre la ayuda que pueden brindarte Nomadia Delivery y TourSolver.