GMAO vs Excel: ¿qué solución elegir?

La gestión del mantenimiento es un elemento esencial para asegurar la fiabilidad, la disponibilidad y la seguridad de los equipos e infraestructuras en diversos sectores. La integración de herramientas en la gestión del mantenimiento ofrece varias ventajas importantes que facilitan y optimizan las operaciones. Pero, ¿qué elegir entre un software GMAO y Excel? ¡Sabrás qué elegir al final de este artículo!

• Software GMAO o Excel: las ventajas
• Software GMAO o Excel: los inconvenientes
• GMAO vs Excel: estudio de caso
• La importancia de encontrar la herramienta adecuada para la gestión de intervenciones

Software GMAO o Excel: las ventajas

Para saber qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades, ¡es necesario conocer sus fortalezas y debilidades!

El software GMAO

Aquí están las cinco principales ventajas de usar un software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAO).

Optimización de la planificación del mantenimiento

Un software de GMAO permite una organización y planificación eficientes de las intervenciones de mantenimiento. Ayuda a organizar las tareas, asignar los recursos necesarios y prever las piezas de repuesto. Finalmente, se reducen los tiempos de inactividad y se mejora la productividad.

Centralización de la información

Ofrece una plataforma única para almacenar y acceder a toda la información relacionada con el mantenimiento, como los historiales de intervenciones, los manuales de operación y los detalles de los equipos. Esta centralización facilita enormemente el acceso a los datos y mejora la toma de decisiones.

Reducción de los costos de mantenimiento

Gracias a una mejor planificación de los mantenimientos preventivos y una gestión eficaz de los inventarios de piezas de repuesto, los costos globales de mantenimiento pueden reducirse significativamente. Esto permite evitar compras innecesarias y costosas intervenciones de emergencia.

Aumento de la vida útil de los equipos

El mantenimiento regular y sistemático asegurado por la GMAO contribuye a mantener los equipos en un estado óptimo por más tiempo. Esto permite retrasar la necesidad de reemplazos y optimizar las inversiones en los activos de la empresa.

Mejora de la conformidad normativa y la seguridad

Un software de GMAO facilita el cumplimiento de las normas de seguridad y medioambientales al asegurar un seguimiento riguroso de las actividades de mantenimiento. Esto también contribuye a mejorar la seguridad de las instalaciones y del personal, reduciendo los riesgos de accidentes.

Estas ventajas hacen del software GMAO una herramienta indispensable para cualquier empresa que desee mejorar su eficiencia operativa, optimizar sus costos de mantenimiento y garantizar la longevidad de sus equipos.

Excel

El uso de Excel para la gestión del mantenimiento presenta varias ventajas, especialmente para las pequeñas y medianas empresas o las organizaciones con necesidades de mantenimiento menos complejas. Aquí están las cinco principales ventajas.

Flexibilidad y personalización

Excel permite crear hojas de cálculo completamente personalizadas para las necesidades de mantenimiento de la empresa. Puedes diseñar tablas, listas de verificación y calendarios de mantenimiento que se adapten exactamente a lo que tu organización necesita, sin estar limitado por las funcionalidades predefinidas de un software especializado.

Facilidad de uso y accesibilidad

Muchas personas ya están familiarizadas con Excel y sus funcionalidades básicas, lo que reduce el tiempo y los costos asociados a la formación en un nuevo software. Además, Excel es ampliamente accesible y a menudo ya está instalado en los ordenadores de la empresa, lo que elimina los costos adicionales asociados a la adquisición de nuevos programas.

Análisis de datos

Excel cuenta con potentes capacidades de análisis de datos, incluidas funciones estadísticas, gráficos y la posibilidad de calcular indicadores clave de rendimiento (KPI). Esto permite a los gestores de mantenimiento seguir eficazmente el rendimiento, identificar tendencias y tomar decisiones informadas basadas en datos.

Informes y documentación

Con Excel, puedes generar fácilmente informes de mantenimiento, historiales de intervenciones y otros documentos necesarios para el seguimiento y la evaluación de las actividades de mantenimiento. Estos informes puden personalizarse para responder a las necesidades específicas de reporte de la organización.

Planificación y programación

Excel se puede utilizar para crear planes de mantenimiento preventivo y seguir las intervenciones correctivas. Gracias a funcionalidades como los calendarios y recordatorios, los gestores pueden asegurar que todas las tareas de mantenimiento se realicen a tiempo y que los equipos funcionen de manera óptima.

Software GMAO o Excel: los inconvenientes

Ahora que hemos visto las ventajas de un software GMAO y de Excel, veamos los inconvenientes de cada solución.

El software GMAO

Aunque los softwares de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAO) ofrecen numerosas ventajas, su implementación y uso también pueden presentar algunos inconvenientes. Aquí están los cinco principales:

Alto costo inicial

La adquisición, instalación y personalización de un software de GMAO pueden representar una inversión financiera significativa. Además del costo del software en sí, las empresas deben considerar los gastos de formación del personal, migración de datos y adaptación de los procesos de trabajo existentes.

Complejidad de implementación

La implementación de un sistema de GMAO puede ser compleja, especialmente en empresas con numerosos equipos y una gran variedad de procedimientos de mantenimiento. La personalización del software para responder a las necesidades específicas de la empresa puede ser tediosa y requerir apoyo técnico especializado.

Resistencia al cambio

El personal puede ser reacio a adoptar nuevas formas de trabajo, especialmente si está acostumbrado a procesos manuales o a un sistema diferente. La resistencia al cambio puede ralentizar la integración del software y disminuir su eficacia inicial.

Dependencia del proveedor

Una vez que una empresa se compromete con un sistema de GMAO, puede volverse dependiente del proveedor del software para las actualizaciones, el soporte técnico y la formación. Esta dependencia puede ser problemática si el proveedor aumenta sus precios o deja de dar soporte al software.

Riesgos relacionados con la seguridad de los datos

Dado que los softwares de GMAO almacenan información crítica sobre las operaciones de la empresa, existe un mayor riesgo en cuanto a la seguridad de los datos. Las empresas deben asegurarse de que el software sea seguro y cumpla con las normativas sobre protección de datos, lo que puede acarrear costos adicionales.

Excel

El uso de Excel para la gestión del mantenimiento puede parecer práctico para las pequeñas organizaciones o para empezar, pero presenta varios inconvenientes significativos, especialmente a medida que crecen las necesidades de la empresa. Aquí están los cinco principales inconvenientes:

Falta de funcionalidades especializadas

Excel no está diseñado específicamente para la gestión del mantenimiento. Carece de funcionalidades especializadas como la generación automática de órdenes de trabajo, el seguimiento en tiempo real de las intervenciones y las alertas de mantenimiento preventivo. Esto puede limitar la eficacia de la gestión del mantenimiento.

Dificultad para actualizar y compartir en tiempo real

Cuando los archivos de Excel se comparten entre varios usuarios, la actualización de la información en tiempo real se vuelve complicada. Sin una gestión rigurosa, puede haber conflictos de versiones o pérdida de datos, especialmente si varias personas intentan modificar el archivo al mismo tiempo.

Riesgos de errores y pérdida de datos

Excel es propenso a errores humanos durante la entrada de datos. Además, la creciente complejidad de las hojas de cálculo puede aumentar el riesgo de errores de cálculo. Sin copias de seguridad automáticas y regulares, también hay un mayor riesgo de pérdida de datos importantes.

Falta de accesibilidad móvil

La gestión del mantenimiento a menudo requiere acceso a los datos en el campo. Excel, aunque disponible en dispositivos móviles, no ofrece la misma facilidad de uso ni las mismas funcionalidades que las aplicaciones de GMAO diseñadas para ser usadas en dispositivos móviles. Esto limita la eficacia del personal de mantenimiento en movimiento.

Dificultades en el análisis y la generación de informes

Aunque Excel cuenta con potentes capacidades de análisis, la creación de informes personalizados y detallados puede volverse tediosa y llevar mucho tiempo. Las limitaciones en la visualización de datos y la necesidad de crear manualmente gráficos y paneles para el análisis de tendencias pueden dificultar la identificación rápida de problemas de mantenimiento y la toma de decisiones.

GMAO vs Excel: estudio de caso

Gestión de intervenciones

Con Excel, el proceso de gestión de una orden de intervención generalmente sigue este desarrollo:

• Se constata la necesidad de una intervención de mantenimiento.
• Se envía un mensaje de texto, un correo electrónico o una llamada al técnico correspondiente.
• Los intercambios de información continúan hasta la finalización de la tarea.

Con un software GMAO, la gestión de las intervenciones se vuelve mucho más intuitiva y eficiente:

• Una interfaz específica permite recibir alertas para planificar intervenciones y asignar fácilmente las tareas a los técnicos en campo, transmitiéndoles toda la información necesaria.
• El solicitante es informado automáticamente de los avances de la intervención gracias a notificaciones en su interfaz dedicada, simplificando así la planificación de las misiones y reduciendo el esfuerzo necesario.

Centralización y accesibilidad de los datos

Con Excel, la centralización de datos es un desafío. El compartir en tiempo real de los archivos es complicado, mientras que el mantenimiento a menudo requiere una colaboración y actualización constante de la información por parte de varios intervinientes. Excel limita esta colaboración efectiva y recarga a una sola persona con la entrada manual de datos, lo cual puede afectar negativamente la eficacia de los equipos.

Con un software GMAO, se obtiene:

• Una centralización efectiva de los datos en una sola plataforma, evitando la multiplicación de archivos.
• Accesibilidad simultánea por todos los actores involucrados, facilitando la comunicación y el intercambio de información.
• Personalización completa para automatizar la recolección de información, mejorando así el flujo de trabajo.

Gestión de datos

Con Excel, crear informes puede resultar complejo, requiriendo un filtrado manual de los datos y un dominio de las fórmulas específicas de Excel.

Con un software GMAO, la creación de informes personalizados es simplificada, permitiendo una consulta rápida de la información y una fácil evolución de los informes generados.

Gestión de facturación

Con Excel, la gestión de la facturación es a menudo laboriosa y requiere mucho tiempo, ya que se basa en múltiples reingresos manuales.

Con un software GMAO, la facturación se simplifica gracias a la automatización de la recolección de información, permitiendo a los equipos concentrarse en tareas de mayor valor añadido.

Facilidad de uso

Excel puede percibirse como complejo y poco intuitivo, con una curva de aprendizaje pronunciada y modificaciones laboriosas.

El software GMAO está diseñado para ser funcional y fácil de usar, con interfaces adaptadas a las necesidades de gestión de intervenciones en campo, permitiendo un análisis rápido de los datos gracias a la transformación directa de la información en informes.

La importancia de encontrar la herramienta adecuada para la gestión de intervenciones

Aquí están las principales razones que subrayan la importancia de seleccionar la herramienta adecuada para la gestión de intervenciones:

• Mejora de la eficiencia operativa: Una herramienta adecuada permite planificar, seguir y ejecutar las intervenciones de mantenimiento de manera más eficiente. Esto reduce los tiempos de inactividad, aumenta la productividad y asegura que los recursos se utilicen de manera óptima.
• Optimización de los procesos de mantenimiento: Una solución adecuada ayuda a pasar de un mantenimiento reactivo a un enfoque proactivo o predictivo. Al planificar las intervenciones antes de que surjan los problemas, las empresas pueden evitar paradas costosas y prolongar la vida útil de sus equipos.
• Mejora de la calidad del servicio: La capacidad de intervenir rápida y eficazmente en caso de falla o necesidad de mantenimiento mejora la satisfacción de los clientes. Una herramienta adecuada facilita la comunicación entre los equipos, los clientes y los proveedores, garantizando que las intervenciones se realicen en el mejor plazo posible.
• Reducción de costos: Al minimizar las intervenciones correctivas y optimizar la gestión de inventarios de piezas de repuesto, las empresas pueden reducir significativamente sus costos de mantenimiento. Una herramienta de gestión de intervenciones eficaz también ayuda a evitar gastos innecesarios al racionalizar los procesos.
• Acceso y compartición de la información en tiempo real: La capacidad de acceder a información actualizada sobre las intervenciones, el historial de los equipos y el rendimiento de los técnicos mejora la toma de decisiones. Una herramienta adecuada asegura que todas las partes interesadas dispongan de la información necesaria cuando la necesiten.
• Conformidad y seguridad: Asegurar el cumplimiento de las normas de seguridad y medioambientales es esencial para las empresas. Una buena herramienta de gestión de intervenciones permite documentar los procedimientos de mantenimiento, los controles de seguridad y seguir las exigencias regulatorias.
• Análisis y mejora continua: Los datos recolectados a través de una herramienta de gestión de intervenciones permiten analizar el rendimiento, identificar áreas de mejora y medir el impacto de los cambios realizados. Este análisis ayuda a las empresas a adaptarse y mejorar continuamente sus operaciones.

En resumen, elegir la herramienta de gestión de intervenciones adecuada es fundamental para las empresas que buscan optimizar sus operaciones de mantenimiento. Contribuye no solo a mejorar la eficiencia y la calidad del servicio, sino también a reducir costos y asegurar una mejor gestión de riesgos y cumplimiento.