3 modos de representación para comprender y optimizar su sectorización

¿Necesita crear u optimizar su sectorización? Estos tres enfoques visuales hacen que sus análisis sean más contundentes y sus arbitrajes sean más precisos.

Se pueden hacer muchas cosas en una hoja de cálculo, pero cuando se trata de sectorización territorial, nada supera un enfoque visual. Ya sea que esté analizando sus indicadores clave, comparando hipótesis de desglose, equilibrando las carteras de sus representantes de ventas o las zonas de asignación de sus técnicos sobre el terreno, un buen mapa le ahorrará horas de manipulación de datos y, a menudo, muchos errores de interpretación. Todavía tenemos que ponernos de acuerdo sobre qué es «un buen mapa». La respuesta es simple: se trata de un mapa que transmite un mensaje inmediato, porque el modo de representación escogido se adapta al tema en cuestión y se basa en convenciones gráficas (símbolos, colores) que el cerebro humano entiende inmediatamente. A continuación, dos ejemplos.

El mapa de calor, ideal para ver (saber) dónde está su potencial de ventas

El potencial de ventas es uno de los indicadores clave para construir una sectorización equilibrada. Usted ha calculado este indicador, generalmente aplicando un coeficiente al volumen de negocio logrado con cada cliente durante los últimos 12 o 24 meses. Usted tiene valores en euros, pero su hoja de cálculo favorita no le dice nada sobre la distribución espacial de este potencial. La representación de este indicador en forma de mapa de calor lo revela de forma espectacular. Debido a que se trata de una convención que todos hemos adoptado, la gradación de colores utilizada (del rojo al azul claro = de cálido a frío) permite a cualquiera interpretar este tipo de mapa de un vistazo: cuanto más roja es una zona, más concentrada y mayor es su potencial de volumen de negocio.

En el ejemplo anterior, lo que salta a la vista es evidentemente la desigual distribución del potencial sobre el territorio considerado, con zonas de muy alta concentración en la costa y un amplio punto hacia el norte donde no aparece ninguna coloración. Ojo, esto no significa necesariamente que no tenga clientes en esa zona, sino simplemente que el potencial allí es bajo. Si muestra en este mismo mapa el lugar de residencia de sus representantes de ventas (aquí en forma de cuadrados), inmediatamente verá que los que viven en Mende están en gran desventaja en comparación con sus colegas en Nîmes, Montpellier y Béziers.

Los erizos de mar, la forma inmejorable de ver (saber) dónde donde pica

Esta forma de representación destaca el vínculo entre la ubicación de los clientes y la de la agencia (o del representante de venta) de la que dependen. Al trazar una línea recta entre cada cliente/punto de visita y el recurso que se le asigna, se crea un «erizo de mar» con espinas más o menos largas, densas y polarizadas. Este es un excelente punto de entrada para detectar desequilibrios entre los sectores e identificar las asignaciones que pueden utilizarse para reducir las disparidades en el número de clientes y/o la distancia que tienen que recorrer para visitarlos.

En el ejemplo anterior, los erizos de mar tienen morfologías muy diferentes. La de la agencia de Montpellier es extremadamente compacta, a diferencia de las de las agencias de Perpignan y especialmente de Mende. Por la longitud y la orientación de las «espinas» se deduce inmediatamente que esta agencia atiende principalmente a clientes situados a más de 50 km al sur-sureste y, además, muy alejados entre sí. Para los técnicos de este sector, esto significa muchos kilómetros cada día y, teniendo en cuenta los tiempos de viaje entre los sitios de los clientes, menos intervenciones por día. Esta situación puede tener una explicación histórica: es muy posible que la empresa se haya creado en Mende hace 15 o 20 años y si la sede se ha trasladado a Montpellier desde entonces, nunca se ha cuestionado el establecimiento de Mende. Teniendo en cuenta la ubicación de los clientes existentes, sería mucho mejor tener una agencia en la parte sur del sector, en Alès por ejemplo. Si esta opción no es viable, podemos muy bien imaginarnos reforzar el personal de las agencias de Nîmes y Montpellier y reasignarles los clientes que se encuentran más al sur del actual sector de Mende.

La representación en forma de erizos de mar saca a la luz hipótesis que probablemente no se habría considerado si sólo trabajara con listas de clientes y recursos. Eso sí, en un segundo paso tendrá que contrastar sus hipótesis, implicando otros parámetros, como el potencial volumen de negocio, el número de visitas obligatorias al año o la duración de los diferentes tipos de intervención con los clientes. Esto es lo que le permite hacer la solución de sectorización Territory Manager que, en cualquier etapa de su estudio de sectorización, le da acceso a múltiples modos de representación de sus datos. Entre ellos se encuentran los mapas de calor y los erizos de mar. Esté tranquilo: estos mapas se generan automáticamente y si la forma no se ajusta a lo que desea ver y analizar, la solución se lo indica y le dirige al modo de representación más pertinente.

Indicadores dinámicos, para afinar y equilibrar «a ojo»

La optimización de una sectorización es necesariamente un ejercicio de equilibrio y ponderación multicriterios. Esto puede complicarse rápidamente. Al jugar con un parámetro, por ejemplo, el número de clientes, desequilibra otro parámetro, por ejemplo, el tiempo de desplazamiento… Para tener siempre una visión clara del impacto de sus elecciones, Territory Manager asocia el mapa de sus sectores y la representación de sus variables clave en forma de indicadores dinámicos.

En este ejemplo, estamos tratando de equilibrar las carteras de los representantes de ventas en términos de potencial de ventas. Debe situarse entre 270.000 y 280.000 euros. Estos umbrales se materializan en el indicador, y en el mapa, que varía de color. Esta es la razón por la que el indicador y el sector de Karine, muy por debajo del mínimo, aparece en rojo como el de Laura, claramente por encima del máximo. Como los sectores de estas dos vendedoras son contiguos, es posible corregir el desequilibrio reasignando clientes de Laura a Karin. Esta operación se puede realizar cliente por cliente en el mapa, hasta que las representaciones se vuelvan verdes. Si el potencial de los clientes reasignados a Karine es insuficiente, su indicador y el sector se mostrarán en naranja. Para que se vuelvan verdes, podemos asignar ciertos clientes de Nicolas cuyo sector es adyacente pero cuyo potencial está cerca del máximo predefinido. Al final de estas reasignaciones manuales, los indicadores y sectores de los tres representantes de ventas estarán en verde y sus contornos se habrán redibujado automáticamente en el mapa.

El usuario también puede decidir que el color de los indicadores cambie no según el potencial en euros sino según la desviación de la media:

Combinando rigor e intuición, este enfoque visual y dinámico permite lograr un equilibrio extremadamente preciso con los representantes de ventas en cuestión. Tanto si se parte de una sectorización existente como si parte de una página en blanco, estos ajustes son fundamentales para conseguir lo óptimo: sectores y carteras equilibrados en cuanto a potencial y carga de trabajo, y tanto más aceptables para los interesados que asoció al proceso para tener en cuenta su conocimiento del terreno y sus limitaciones específicas.